问题及原因

随着办公自动化程度的不断提高，许多科研、设计、生产、实验机构，甚至业务管理部门利用CAD(计算机辅助设计)出图，有的CAD 出图率高达100%。这不仅改变了手写笔画的传统方式，大大提高了设计工作效率，而且使CAD电子文件得到了重复利用，产生了显著效益。据《清华大学自动输人及管理系统TH-DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80%可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改；而20%需要修改的图纸中，也只要做局部修改。因为可以重复利用，由电子文件转化而成的电子档案身价倍增，给设计带来极大的方便，节省大量人财物力。所以CAD电子文件的归档与管理变得意义重大，一些科研、设计院(所)十分重视电子文件的管理。但也有一部分单位只重视纸质文件，CAD 电子文件散落在设计人员手中，处于自生自灭状态。或者电子文件虽然简单收集在一起，没有进行科学整理，随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，甚至随意修改。也有的虽然归了档，但归档质量较差，种类不齐全，内容不准确，失去利用价值。
 
问题产生的原因

一、思想认识不统一。在有的领导心目中，现在使用CAD比以前效率高得多，只要各专业科室能够及时拿出设计图纸就万事大吉。还有的认为，搞电子文件归档需要硬件、软件投人，舍不得花钱。其实，资金花在电子文件归档、管理上，产出效益是投人的几十倍甚至上百倍。也有技术人员认为自己辛辛苦苦搞出的设计，电子文件归档后为他人所用，自己栽树他人乘凉于心不甘，于是以保护知识产权为由不愿将自己的设计成果拿出来，对归档工作消极应付。
 
二、贯彻标准欠力度。早在上世纪末，国家档案局就组织专家研制了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，于1999年作为国家标准颁布(GB/T17678.1-19，GB/T17678.2-199)，该标准对CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理，采用光盘的存贮方法与格式作出了具体规定。这是目前CAD电子文件归档与管理的最高规范，是我们做好这项工作的依据。但由于CAD电子文件只涉及到设计、科研与有关管理部门，有的地方档案行政管理部门对这种特殊的电子文件的管理还没有排上队，缺乏有效的监督与指导。在设计、科研等部门，也把这个标准仅仅当作一个业务部门的要求，没有认真组织学习与贯彻。加上CAD电子文件的归档，涉及的管理制度与技术环境较复杂，归档与管理的要求执行起来常常难以到位。
 
三、硬件软件跟不上。一些设计部门只给设计人员配备了计算机与相关软件，而档案室条件十分简陋，只有传统的手工作业条件。也由于没有开发图档管理系统，不能设定阅读权限，不能有效提供利用，一些设计人员感到电子文件自己保存更加保险，用起来更方便，不愿意归档。从档案队伍来看，新知识新技能跟不上，某些设计单位档案人员大都是一些长期从事档案工作的老同志，对纸质档案的管理驾轻就熟，但对电子文件的归档与管理缺乏知识与经验，无法对CAD电子文件的形成、积累与整理、归档进行指导、监督。
 
对策与建议

一、认真贯彻标准，完善管理职能

没有标准与制度的制约，任何工作都会带有随意性。电子文件收集归档，也必须依靠标准与制度来约束。要组织设计部门所有专业人员、管理人员认真学习国家标准(CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，将电子文件归档与管理工作纳人本单位的管理制度，纳人专业技术岗位操作规程，尤其是要明确电子文件归档实行项目负责人制，规定电子文件由文件形成的业务部门负责收集积累、整理归档，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。在布置、检查、总结、考核工作的同时，要布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。
 
二、实行全程管理，加强前端控制

电子文件归档与传统纸质文件不同，纸质文件可以不管形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在文件处理完毕后对其进行收集、整理、归档即可。但CAD电子文件必须在形成之前，确定标准的文件格式与操作程序，否则，由于文件格式不同，给归档与管理带来不便，存储CAD电子文件的光盘无法利用。所以从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理人员就要介人，进行监督、指导。
 
为了从形成过程把住关，应当开发电子图档管理系统，从工作流程上控制电子文件归档与质量。图档管理系统要有自动监控检查功能，各专业设计科室的CAD电子文件需经过档案部门的读取监控系统，将相关信息(如图名，图号等)自动截取，导人大型数据库，便于电子文件的查找与检索。出版正式图纸必须从CAD电子档案中调出，经监控软件方可送描，出图室不得接受来自档案室以外的设计产品出版。这样才能保证CAD电子文件的归档率与完整性、准确性。电子文件管理系统还应给定一系列标准，如制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围与质量要求，电子文件存储光盘的信息组织、刻录、标识等，使图档管理系统既功能齐全又符合标准。
 
三、重视技术鉴定，确保归档质量

在CAD电子文件归档时，应同步进行技术鉴定，从质量上严格把关。电子文件的技术鉴定包括对信息的可读性、可靠性的认定和对文件载体性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的技术条件，也就是检验归档电子文件的背景材料是否齐全，如关于CAD电子文件使用的操作系统和支持软件是否归档齐全，这是保证电子文件由代码还原为可读信息的基本条件。
 
对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实性、完整性上把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本(必要时可保存某些重要草稿)。
 
四、既要保护知识产权，又要积极提供利用

为了充分发挥CAD电子档案的作用，归档整理后的电子档案，可在图档管理系统的终端上查阅。没有建立图档管理系统的，应当建立局域网，在局域网的终端上查阅。为了保护知识产权与单位的经济利益，应当分别确定每个技术人员、管理人员的查阅权限，利用者只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，则需经单位技术主管批准。
 
已划定为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台账、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定，在集中保存CAD电子文件的计算机上由管理员设置两级密码，一是设置开机密码，二是利用软件系统设置密码，定期更换。
 
归档的光盘不外借，只能以拷贝或局域网传输的形式提供利用。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。

五、学好新知识，掌握新技术

CAD电子文件的整理、归档虽说是业务部门的职责，但档案人员必须进行监督指导，归档电子文件的鉴定接收、保管保护和提供利用完全是档案人员的职责。所以电子文件管理的质量与提供利用的成效，主要取决于档案人员的素质。适应电子档案管理的需要，应尽快培训一批高素质档案人员。档案人员不仅要熟悉一般档案管理知识与业务，而且要能熟练掌握计算机操作与光盘操作，懂得CAD的设计原理与一般应用，特别要精通CAD电子文件归档与电子档案管理规范。能够经常分析图档管理的现状与问题，不断提出CAD电子文件归档管理的改进意见，为单位领导出谋划策。尤其是要积极提供利用，为单位提高设计水平与社会经济效益服务